Calamiteitenplan
In het calamiteitenplan ligt vast hoe een organisatie zich voorbereidt en reageert op incidenten en calamiteiten. Het plan beschrijft de verantwoordelijkheden, afspraken en procedures. Het onderhouden van een calamiteitenplan is een voortdurend proces. Het is belangrijk het plan regelmatig te oefenen, te evalueren en te actualiseren.
Aan de basis van het calamiteitenplan (ook wel bedrijfsnoodplan of crisisplan) ligt meestal een risicoanalyse. Daarnaast gelden er eisen die in wet- en regelgeving zijn vastgelegd.
Calamiteitenplan opstellen
Een goed hulpmiddel bij het schrijven van een calamiteitenplan is de Handleiding voor het maken van een calamiteitenplan voor collectiebeherende instellingen. Daarin leest u wat in een calamiteitenplan moet staan.
Bouwstenen calamiteitenplan
Een goed calamiteitenplan bevat in ieder geval de volgende bouwstenen. Deze zijn handig om uw bestaande plan onder de loep te nemen of om een nieuw calamiteitenplan te maken:
- voorwoord en akkoord directie
- budget
- veiligheidsbeleid, inclusief implementatieplan (visie)
- programma opleidingen, trainen en oefenen
- organisatie van BHV, CHV en crisisteam: samenstelling, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- bereikbaarheidsgegevens medewerkers
- afspraken en bereikbaarheidsgegevens externe partijen (zoals hulpdiensten, gemeente en gespecialiseerde salvagebedrijven)
- relatie met gemeentelijke veiligheidsplan en regionaal risicoprofiel van de veiligheidsregio
- procedure voor alarmeren, opschalen en afschalen
- plattegrond van gebouwen en voorzieningen
- persprotocol
Download voor een compleet beeld de checklist inhoud calamiteitenplan.
Zorg voor draagvlak en bekendheid
Het is belangrijk dat het calamiteitenplan door de gehele organisatie bekend is en gedragen wordt. Zo weet iedere medewerker wat hij of zij moet doen bij een calamiteit. Een aantal manieren om het veiligheidsbewustzijn te vergroten en het plan onder de aandacht te brengen:
- Maak het plan voor iedere medewerker toegankelijk, bijvoorbeeld via het intranet. Zorg wel dat geclassificeerde informatie alleen toegankelijk is voor de personen die het betreft.
- Zorg dat medewerkers de belangrijkste instructies en contactgegevens uit het plan altijd bij de hand kunnen hebben. Handige hulpmiddelen hiervoor zijn de contactkaart en de calamiteitenwijzer.
- Besteed in regulier overleg periodiek aandacht aan het plan; benoem actualisatiepunten bijvoorbeeld naar aanleiding van een oefening of incident.
- Oefen regelmatig. Niet alleen intern, maar ook met collega-instellingen en/of hulpdiensten. Een oefening hoeft niet per se groot te zijn; kleinschalig oefenen met bijvoorbeeld een aantal CHV-ers kan nuttig zijn.
- Train medewerkers, bijvoorbeeld metCHV- of BHV-training.
Netwerk
Veel erfgoedorganisaties vormen een veiligheids- of preventienetwerk in hun omgeving of maken individuele afspraken met collega-instellingen en gespecialiseerde bedrijven. Bijvoorbeeld over uitleen van materialen en wederzijdse hulp bij evacuatie en opslag. Ook deze afspraken zijn vastgelegd in het calamiteitenplan.
Meer lezen
- Building an emergency plan: a guide for museums and other cultural institutions (Dorge & Jones / The Getty Conservation Institute, 1999)
- Be prepared: guidelines for small museums for writing a disaster preparedness plan (Söderlund Consulting / Heritage Collections Council Australia, 2000)