Oefenen en opleiden
Het oefenen van procedures bij calamiteiten is van groot belang. Door de oefeningen te evalueren, kunt u manco's in de procedures van het calamiteitenplan op tijd bijstellen. Bovendien weten medewerkers door te oefenen wat er van hen wordt verwacht bij een calamiteit.
Oefenen: ontruiming, brand, hoogwater en evacuatie
De Arbowet verplicht de meeste erfgoedorganisaties om één keer per jaar een ontruimingsoefening te houden. Deze oefening is verbonden aan het brandalarm. Daarnaast oefenen sommige erfgoedorganisaties ook andere calamiteiten, zoals wateroverlast of stroomuitval. Voor het oefenen van de evacuatie van de collectie maken de organisaties vaak gebruik van een dummy-collectie. Bij het opzetten van een eigen ontruimingsoefening kan de ontruimingsoefening van het Haags Preventienetwerk als voorbeeld dienen.
Table top
Een ‘table-top’-oefening helpt om inzicht te krijgen in de tekortkomingen in een calamiteitenplan. Bij zo’n ‘droge’ oefening gaan medewerkers met de eventueel externe organisaties die betrokken zijn bij de beveiliging, met elkaar in gesprek. Op basis van diverse scenario’s oefent ieder zijn rol. Zo ontstaat inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle betrokkenen.
BHV en CHV
In het calamiteitenplan van uw erfgoedorganisatie staan de eisen waaraan BHV’ers en CHV’ers moeten voldoen. Een handig hulpmiddel bij het opstellen van deze eisen is het deel over opleiden en training (p.28-29) in de Handleiding voor het maken van een calamiteitenplan voor collectiebeherende instellingen.
Jaarplanning
De uitvoering van het calamiteitenplan kan alleen soepel verlopen als alle medewerkers en vrijwilligers op de hoogte zijn van elkaars procedures, taken en verantwoordelijkheden. Het regelmatig geven van instructies en trainingen zorgt ervoor dat het calamiteitenplan bij medewerkers en vrijwilligers bekend is. Door periodiek te oefenen, toetst en verbetert u uw calamiteitenplan. Het maken van een jaarlijkse planning is aan te bevelen.