Incidentenregistratie implementeren in 5 stappen

Incidentenregistratie binnen uw organisatie

1. Implementatieplan in 5 stappen

   1. 1. Zorg voor commitment van de directie

      Vraag de directie om akkoord voor het registreren van incidenten. In een memo kunnen de volgende zaken duidelijkheid geven:

      • Het nut en de noodzaak van incidentenregistratie: waarom incidenten registreren? Wat levert het de directie op?
      • Vormen van incidentenregistratie: dient een database of app ontwikkeld te worden? Volstaat een spreadsheet? Of kan gebruik worden gemaakt van een bestaande applicatie of systeem? Het voorbeeldformulier incidentenregistratie laat zien welke gegevens noodzakelijk zijn voor een doeltreffende incidentenregistratie.
      • Benodigde investering: wat is nodig aan menskracht en tijd voor incidentenregistratie en de bijkomende werkzaamheden? Wat kost het inrichten van een database of het laten ontwikkelen van een app?
      • Randvoorwaarden: wat is nodig om  incidentenregistratie tot een succes te maken?

   2. 2. Richt de organisatie in op incidentenregistratie

      Stel een coördinator incidentenregistratie aan. Diegene beheert het incidentenregistratiesysteem, verzamelt informatie over incidenten en zorgt voor de registratie, analyse en rapportage. De coördinator incidentenregistratie rapporteert ook aan het management.

      Bepaal welke medewerkers een bijdrage gaan leveren aan de registratie. Die bijdrage kan bestaan uit het aanleveren van informatie over incidenten en/of het daadwerkelijk registreren van de incidenten. Naast registratie door de coördinator incidentenregistratie, kan gekozen worden voor aanvullende registratie door één of twee medewerkers  Hoeveel medewerkers er nodig zijn, hangt af van de omvang van de organisatie. Kies als dat kan medewerkers uit verschillende disciplines. Daarmee wordt breder draagvlak gecreëerd binnen de organisatie.

      Maak een korte taakomschrijving voor de betrokken medewerkers waarin duidelijk staat omschreven wat van hen verwacht wordt in dit proces.

      Bedenk ook welke medewerkers toegang krijgen tot het incidentenregistratiesysteem. Zijn dat alle medewerkers, is dat alleen de coördinator incidentenregistratie en eventueel enkele medewerkers die ook registreren? Krijgt het management ook toegang?

   3. 3. Stel een procedure ‘incidentenregistratie’ op

      Definieer het begrip ‘incident’ en ‘bijna-incident’ en beschrijf voorbeelden. Zorg dat medewerkers weten waar zij op moeten letten. Hoe groter het bewustzijn, hoe beter incidenten gesignaleerd worden.

      Maak een stroomschema over hoe de melding van incidenten binnen de organisatie moet verlopen. Ga daarbij zoveel mogelijk uit van de bestaande communicatiestructuren. Bijvoorbeeld:

      • meldingen gaan direct naar de receptie, die geeft ze door aan de coördinator;
      • meldingen gaan naar de eigen leidinggevende, die geeft ze door aan de coördinator;
      • meldingen gaan rechtstreeks naar de coördinator.

      Leg afspraken vast over het gebruik van de informatie in het registratiesysteem. Bijvoorbeeld:

      • informatie wordt niet gebruikt voor procedures die kunnen leiden tot het treffen van maatregelen tegen individuele medewerkers;
      • informatie wordt ontdaan van gegevens die herleiding naar medewerkers mogelijk maakt;
      • informatie wordt nooit verstrekt aan derden.

      Creëer een overlegstructuur voor het registratieteam. Zorg bijvoorbeeld voor een kwartaaloverleg om incidenten te bespreken. Is er geen registratieteam maar alleen een coördinator? Zorg voor periodiek overleg tussen de coördinator en zijn of haar verantwoordelijke(n).

   4. 4. Zorg voor goede communicatie

      Maak een communicatieplan voor de implementatie van de incidentenregistratie. Beschrijf welke medewerkers met welke communicatie-acties en communicatiemiddelen wanneer worden geïnformeerd. Zorg voor een heldere en realistische planning, en leg vast wie voor welke communicatie-actie verantwoordelijk is.

      Geef de coördinator een ambassadeursrol. De coördinator zal het onderwerp incidentenregistratie moeten introduceren bij medewerkers en onder hun aandacht blijven houden. Daarnaast is het belangrijk dat de coördinator proactief met managers en medewerkers contact heeft om informatie te verzamelen over (bijna)incidenten.

      Informeer alle medewerkers in de organisatie periodiek over de voortgang van de incidentenregistratie. Wat ging de afgelopen periode (bijna) mis? Welke maatregelen zijn genomen? Duidelijkheid hierover verhoogt de betrokkenheid van de medewerkers bij het onderwerp. Lering trekken uit incidenten werkt preventief en kan nieuwe incidenten voorkomen. Sluit bij het communiceren zoveel mogelijk aan bij de interne communicatiemiddelen van de organisatie: werkoverleg, intranet en/of interne nieuwsbrief.

   5. 5. Start met de incidentenregistratie

      Enkele aandachtspunten:

      • Er is niet één juiste manier voor het opzetten van een procedure voor incidentenregistratie. Elke organisatie heeft een eigen structuur en cultuur; het is belangrijk dat de procedure daarbij aansluit. Zorg dat incidentenregistratie onderdeel wordt van de kwaliteitszorg van de organisatie.
      • Bedenk dat het inbedden van incidentenregistratie in de organisatie tijd kost. Blijvende aandacht en begeleiding zijn noodzakelijk.
      • Wanneer één medewerker verantwoordelijk is voor de incidentenregistratie, brengt dat een risico met zich mee. Als diegene lange tijd afwezig is, kan de registratie stil komen te liggen. Regel daarom altijd vooraf een achtervang, niet pas bij afwezigheid van de coördinator.
      • Wanneer een medewerker uit dienst treedt, zorg dan voor overdracht van de inloggevens als die nodig zijn voor het incidentenregistratiesysteem. 
      • Heldere communicatie over het onderwerp is cruciaal voor het slagen van de incidentenregistratie. Het ontbreken daarvan leidt al gauw tot een moeizame start en desinteresse van medewerkers. Kortom: communiceer nut en noodzaak, weet te overtuigen en creëer bewustzijn.