Ontmantelen van en focus aanbrengen in collecties

Bij crisis kan het gebeuren dat een erfgoedcollectie noodgedwongen moet worden verkleind of dat een museum moet fuseren of sluiten. In dit beknopte stappenplan is bij elkaar geplaatst wat in zo’n situatie  de minimale vereisten en aandachtspunten zijn als het gaat om waarderen en afstoten van (delen van) de collectie.

Dit stappenplan is te gebruiken door collectiebeheerders (vrijwilligers en professionals) van (geregistreerde) musea en andere collectiebeherende instellingen, die juridisch eigenaar zijn van de collectie of die handelen met een mandaat van de collectie-eigenaar.

In dit stappenplan wordt veelvuldig verwezen naar bestaande handreikingen, standaarden en andere documenten voor verdieping en verduidelijking. Wanneer de situatie dusdanig urgent is dat er faillissement van een instelling dreigt, lees dan vooral ook Omgang met collecties bij dreigend faillissement van de Ethische Code voor Musea en Sluiten van een museum van het Landelijk Contact van Museumconsulenten (LCM). Schroom niet om gedurende het proces  contact op te nemen met het Coördinatieteam collecties en corona van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed of met één van de Museumconsulenten (LCM).

Stap 1: situatie en aanleiding verkennen

Beschrijf de urgentie van de situatie en de aanleiding voor het waarderen, selecteren en afstoten. Formuleer de doelstelling van de opdracht en benoem het resultaat van het traject. Stel het juridisch eigendom van de collectie vast en/of zorg voor handelingsmandaat van de eigenaar van de collectie. Lees Museumnorm 2020 (norm 2) voor meer informatie over rechtsvormen en eigendomsbepalingen.

Stap 2: netwerk van meedenkers creëren

Ga in gesprek met de eigen achterban en zo nodig met beheerders van erfgoedinstellingen met vergelijkbare collecties om een globaal inzicht te krijgen in de relevantie en waarde van de eigen collectie binnen Nederland (zie verder Fase 2, stap 8). Creëer daarnaast een netwerk van deskundigen en meedenkers op gebied van collectiemanagement, waardering en afstoten.

Stap 3: plan opstellen

Maak een beknopt plan met daarin aandacht voor de noodzakelijke werkzaamheden, een planning, begroting, communicatiestrategie en het beoogde resultaat. Wanneer er sprake is van collectiesanering of fusie, en een deel van de collectie behouden blijft, dan is het daarnaast van belang om de verzamelfocus te beschrijven die overeenkomt met de missie en visie van de nieuwe organisatie.

Een geregistreerd museum onderschrijft de Ethische Code voor Musea en moet zich, ook in een crisissituatie, houden aan wat is vastgesteld in de Museumnorm 2020 en de Leidraad Afstoten Museale Objecten (LAMO). Maak daarom het plan op basis van de stappen zoals beschreven in de publicaties Op de Museale Weegschaal, collectiewaardering in zes stappen (OdMW) en de LAMO.

Ook voor collectiebeherende instellingen die niet geregistreerd zijn, kunnen deze documenten de nodige handvatten bieden.

Als het museum wordt opgeheven, is het zaak om toch zoveel mogelijk de uitgangspunten in genoemde museumrichtlijnen te volgen teneinde de sector niet te schaden.

Stap 4: (zo mogelijk) aanvullende financiering en werkruimte regelen

Als er voldoende tijd is, verken dan welke middelen er zijn voor financiering van het selectie- en afstotingstraject. Maak aan financiers/subsidiegevers duidelijk dat een verantwoord afstotingsproces extra tijd en geld kost. Als de fysieke werkruimte te klein, te kostbaar of niet langer beschikbaar is, onderzoek dan of de collectie tijdelijk ergens anders ondergebracht kan worden om van daaruit de collectiesanering te voltrekken.

Stap 5: team samenstellen en interne communicatie

Licht het plan van aanpak organisatiebreed toe. Stel zo mogelijk een team samen. Geef aandacht aan weerstanden en angsten. Motiveer daadkracht, eerlijkheid en transparantie. Als de organisatie zelf geen capaciteit beschikbaar heeft, dan kan een externe projectcoördinator aangetrokken worden. Het voordeel hiervan is dat hij/zij niet emotioneel bij de situatie betrokken is. In crisissituaties kan dat nuttig zijn.

Stap 6: plan vaststellen en externe communicatie

De tweede fase kan van start gaan zodra de financiën zijn gedekt, de werkstructuren zijn uitgedacht en de mensen en middelen beschikbaar zijn. Ook het mandaat voor selectie en afstoting moet – indien van toepassing – worden geformaliseerd. Markeer dit moment. Dat wil zeggen: zorg voor een goede communicatie naar de achterban, stakeholders en het netwerk van meedenkers.  

Stap 7: registreren en onderzoek doen naar eigendom en herkomst

Volgens de Museumnorm kan waarderen en afstoten alleen van start gaan als de basisregistratie van objecten op orde is. Maak gebruik van de Spectrum procedures Inventaris en Registratie en documentatie als toets voor collectieregistratie. Als de objectregistratie ondermaats is en de crisis dusdanig dat er niet voldaan kan worden aan de norm, registreer dan gelijkende objecten met een vergelijkbare erfgoedwaarde als cluster. Zorg ervoor dat álle objecten in beeld zijn. Idealiter worden alle objecten fysiek (per cluster) bij elkaar geplaatst om het proces van onderlinge vergelijking te vereenvoudigen.

In alle situaties is het van belang dat de eigendom- /herkomstsituatie van de objecten vastgesteld wordt. Ruim extra tijd in voor eigendomsonderzoek als deze informatie ontbreekt. Raadpleeg de objectdocumentatie, zoals juridische stukken, inhoudelijke documenten en archiefstukken. Zonder duidelijkheid over het eigendom/de herkomst kan een object in principe niet afgestoten worden. Uit de gegevens kan blijken dat er beperkende voorwaarden verbonden zijn aan een schenking, dat er meerdere financiers betrokken waren bij de aankoop van een werk of dat er sprake is van een ‘verdachte herkomst’. Deze aspecten vragen extra aandacht in het afstootproces.

Als de eigenaar van een object of collectie niet bekend is, kan het museum pas overgaan tot afstoting als het een redelijke en aantoonbare inspanning heeft geleverd om de eigenaar te achterhalen. De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed kan adviseren hoe dit aan te pakken

Retourneer bruiklenen naar de bruikleengevers.

Stap 8: waarderen en selecteren

Voor het waarderen van de collectie worden de stappen zoals beschreven in de publicatie ‘Op de Museale Weegschaal’ gevolgd. Maak dossiers aan om de waarderings- en afstootformulieren van objecten of objectclusters in te verzamelen.

Als er sprake is van collectiesanering of fusie, toets/waardeer dan de objecten of deelcollecties eerst aan de missie en visie van de toekomstige (kleinere of gefuseerde) organisatie. De nieuwe verzamelfocus wijst uit welke objecten behoren tot de kerncollectie en welke tot de perifere collectie.

Ga vervolgens (bij voorkeur in teamverband en/of met behulp van externe deskundigen) per cluster of op objectniveau aan de slag met waarderen. Het registratiesysteem kan hierbij als uitgangspunt dienen of de objecten kunnen op-de-hand beoordeeld worden. Maak gebruik van een waarderingsformulier als handvat om waardes toe te kennen. Ze vormen de onderbouwing van het besluit tot behoud of de motivatie voor afstoten

Als de gehele collectie wordt afgestoten en het museum wordt gesloten, kan stap 8 grotendeels achterwege blijven.

Stap 9: voorbereiden op afstoten

Voor het doorlopen van de afstotingsprocedure worden de stappen van de LAMO gevolgd. Daarnaast kan gebruik worden gemaakt van de Spectrumprocedure Afstoting en uitschrijving. Alleen objecten waarvan is vastgesteld dat het juridisch eigendom bij de organisatie ligt of waarvoor de organisatie handelingsmandaat heeft, kunnen onbezwaard worden afgestoten. Bovendien dient de herkomst onverdacht te zijn.

Als hoofdregel geldt dat een museum dat is ingeschreven in het Museumregister, de Leidraad Afstoting Museale Objecten (LAMO) dient te volgen en een afstotingsvoornemen openbaar moeten maken via de Afstotingsdatabase (ADB). Zie voor nadere informatie ook het onderwerp Vervreemdingsprocedure op deze website.

Aanvullend dient u de volgende procedures te volgen:

• Als het object eigendom is van het Rijk, een gemeente, een provincie óf een publiekrechtelijke organisatie moet de eigenaar verplicht de vervreemdingsprocedure uit de Erfgoedwet volgen. Om te beginnen met een afstotingsvoornemen in de Staatscourant gepubliceerd worden.
• Als het object eigendom is van een particulier én het object is aangewezen als beschermd cultuurgoed mag de eigenaar het eigendom overdragen, mits het in Nederland blijft en de eigendomsoverdracht gemeld wordt aan het ministerie van OCW.

De LAMO is dus niet van toepassing op musea die niet zijn ingeschreven in het Museumregister. Evengoed kunnen zij gebruik maken van de LAMO en de ADB.

De Erfgoedwet is dwingend voorgeschreven en gaat vóór afspraken tussen instellingen onderling, zoals de LAMO, of richtlijnen, zoals die van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG).

Als de eigenaar van een object of collectie niet bekend is, kan het museum pas overgaan tot afstoting als het een redelijke en aantoonbare inspanning heeft geleverd om de eigenaar te achterhalen. De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed kan adviseren hoe dit aan te pakken.

Stap 10: communicatie bij afstoten

Afstoten kan weerstand oproepen bij stakeholders. Wellicht kan niet alle weerstand weggenomen worden, maar door aandacht te geven aan boosheid of angst en door uit te leggen hoe zorgvuldig het afstootproces doorlopen wordt, kan er begrip en vertrouwen ontstaan voor de gemaakte keuzes. Een goede communicatiestrategie bouwt hier ruimte voor in. Overweeg om makers, schenkers of hun erfgenamen actief te informeren. Door hen in de zoektocht naar een nieuwe eigenaar te betrekken wordt wellicht niet het meest makkelijke pad bewandeld, maar het getuigt van betrokkenheid, zorgvuldigheid en transparantie.

Stap 11: bekendmaking op de Afstotingsdatabase en/of in de Staatscourant

Publiceer de voornemens voor afstoten per cluster of per object op de Afstotingsdatabase, en in geval van eigendom van overheden ook in de Staatscourant. Verricht gedurende de periode van bekendmaking de nodige inspanningen om objecten onder de aandacht te brengen van partijen, bij voorkeur in het publieke domein. Wees gedurende deze periode voorzichtig met beloftes voor gunning.

Als noodgedwongen de hele collectie afgestoten moet worden, maar het niet gelukt is om alle gegevens te verzamelen, dan wordt het voornemen tot afstoten tóch gepubliceerd maar dan in algemene termen.

Stap 12: gunnen en overdragen

Bepaal de gunningscriteria en voorwaarden voor herplaatsing binnen het publieke domein en voor herbestemming daarbuiten. Als de publicatietermijn op de Afstotingsdatabase (8 weken) of in de Staatscourant (6 weken) is verstreken en er is geen bezwaar gemaakt op het voornemen tot afstoten, dan volgt de besluitvorming tot herplaatsing, herbestemming of mogelijk vernietiging. Overleg de voorwaarden voor gunning met de begunstigden, stel overdrachtsverklaringen op en win hiervoor zo nodig juridisch advies in. Plan de overdrachten naar de verschillende partijen zo efficiënt mogelijk. Denk bij de overdrachten aan publiciteitsmomenten en breng stakeholders op de hoogte van de overdracht.

Bij vervreemding van cultuurgoederen in overheidsbezit moet een definitief besluit uiteindelijk gepubliceerd worden in Staatscourant.

Stap 13: documenteren, archiveren en evalueren

Alle stappen van het waarderings- en afstotingstraject dienen idealiter zoveel mogelijk gedocumenteerd te worden. Lege ruimtes worden opgeleverd en als de organisatie een nieuwe fase ingaat, wordt de collectieregistratie bijgewerkt. Als het museum ophoudt te bestaan kan overwogen worden om van het afstotingsproces een filmverslag te maken dat publiek toegankelijk gemaakt wordt. Op deze wijze wordt de laatste fase van het museum voor het nageslacht gedocumenteerd.