Aanvraag instandhoudingssubsidie voorbereiden

Werkwijze machtigingsformulier

U dient het onderstaande machtigingsformulier te gebruiken.

• Machtigingsformulier aanvraag instandhoudingssubsidie

U print het formulier uit, vult het in,  laat u zowel de eigenaar als de gemachtigde het formulier ondertekenen, en scant het formulier in. Daarna kunt u het gescande formulier uploaden in het subsidieportaal.

Wanneer gebruikt u het machtigingsformulier?

• Als u als eigenaar van een rijksmonument een planopsteller/adviseur vraagt om instandhoudingssubsidie aan te vragen
• Het kan zijn dat een rijksmonument of zelfstandig onderdeel in onverdeelde eigendom is bij meerdere mede-eigenaren samen. Een van de mede-eigenaren doet de aanvraag dan mede namens de overige mede-eigenaren. Bijvoorbeeld bij huwelijkspartners en erfgenamen (onverdeelde boedel). Bij erfgenamen is daarvoor een machtiging van de overige mede-eigenaren (erfgenamen) nodig, bij huwelijkspartners niet.
• Is er bij het monument sprake van een Vereniging van Eigenaren (VVE) waarvan alle eigenaren lid zijn? Dan machtigt ieder individuele eigenaar de bevoegde vertegenwoordiger van de  VVE om de subsidie namens hem/haar aan te vragen. De vertegenwoordiger van de VVE voegt deze machtigingen bij de subsidieaanvraag.

• Is een rijksmonument of zelfstandig onderdeel van een rijksmonument waarop deze aanvraag betrekking heeft eigendom van een rechtspersoon (BV, NV, stichting, vereniging, overheidsinstelling, kerkgenootschap of anders) en de vertegenwoordigingsbevoegdheid ligt bij meerdere personen, dan moeten zij een machtiging afgeven.

Gevolgen van een machtiging

• Als u iemand machtigt - bijvoorbeeld de planopsteller - voor het aanvragen van Instandhoudingssubsidie, dan kan hij/zij via het subsidieportaal de aanvraag doen en daar eventuele wijzigingen doorgeven.
• Als in het subsidieportaal een nieuw bericht klaarstaat, dan ontvangt de gemachtigde hierover een e-mail. De gemachtigde kan vervolgens na inloggen in dat portaal bijvoorbeeld de ontvangstbevestiging, opvraagbrief of beschikking bekijken.
• Wilt u als eigenaar gedurende de looptijd van het zesjarige instandhoudingsplan zelf bij de correspondentie van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed kunnen, vraag dan de planopsteller alle documenten aan u aan te leveren. Vervolgens doet u zelf de aanvraag via het subsidieportaal; dan machtigt u de planopsteller dan dus niet.

Eigendom

De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) kan de eigenaar-gegevens controleren in het kadaster. Indien de kadastergegevens naar uw mening onjuist zijn of wat betreft tenaamstelling afwijken, voegt u dan documenten bij uw aanvraag ter onderbouwing van de door u ingevulde eigenaarsgegevens.

Bent u bijvoorbeeld enig erfgenaam en blijkt uw eigendom niet uit het kadaster, dan voegt u een kopie van het testament bij.

Begrotingsmodellen

De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed stelt ieder jaar nieuwe begrotingsmodellen vast. Deze verplichte modellen zijn bestemd voor de meerjarenbegroting per rijksmonument of per zelfstandig onderdeel. In het begrotingsmodel vult u de kosten van de verschillende werkzaamheden in. Er zijn verschillende begrotingsmodellen: voor gebouwde, groene en archeologische rijksmonumenten. Ook zijn er begrotingsmodellen voor als er instandhoudingssubsidie aangevraagd wordt voor meerdere monumenten of meerdere zelfstandige onderdelen.

• Begrotingsmodellen voor de subsidieperiode 2026 t/m 2031        

Gelet op het voorrangscriterium van de laagste totale begroting eerst, is het raadzaam om geen kosten in de meerjarenbegroting op te voeren die niet kunnen worden gesubsidieerd.

Leidraad subsidiabele kosten

Welke werkzaamheden in aanmerking komen voor subsidie leest u in de Leidraad subsidiabele instandhoudingskosten.

Subsidiabel uurloon

Bij de aanvraag van instandhoudingssubsidie worden de kosten vastgesteld waarover subsidie wordt verleend. Een onderdeel van die kosten vormt het uurloon voor de uit te voeren werkzaamheden. Aan dat uurloon is een maximum gesteld dat subsidiabel is. Per 1 januari 2024 is het maximaal subsidiabele uurloon € 51,- exclusief algemene kosten, winst en risico en btw. Als een nieuw subsidiabel uurloon bekend is, wordt dit hier gepubliceerd.

Bij een aanvraag moet ook een actueel inspectierapport per rijksmonument of per zelfstandig onderdeel worden meegestuurd. Actueel wil zeggen niet ouder dan 2 jaar.

In het geval van een archeologisch rijksmonument is een inspectierapport alleen nodig als er sprake is van incidenteel onderhoud of conservering, en mag het rapport niet ouder zijn dan 5 jaar.

In het inspectierapport wordt de huidige technische of fysieke staat van het rijksmonument beschreven. Het rapport geeft inzicht in de gebreken, oorzaken en eventuele gevolgen daarvan. Het bevat adviezen over de uit te voeren werkzaamheden in volgorde van urgentie en over de termijn van uitvoering. Het rapport moet opgesteld zijn door een deskundige.

Alle bijgevoegde foto’s dienen genummerd te zijn en voorzien van:

• de opnamedatum
• een korte toelichting op wat er op de foto te zien is en vanaf welke plek of richting de foto is gemaakt.

Specificaties: afdruk/print: minimaal 10 x 15 cm. Digitaal: JPEG, minimaal 1000 x 1500 pixels en 300 dpi.

Algemeen: voeg 4 tot 10 actuele overzichtsfoto’s in kleur toe als bijlage bij uw aanvraag (indien niet opgenomen in het inspectierapport). De foto’s moeten een duidelijke indruk geven van de aard en omvang van het gehele rijksmonument of zelfstandig onderdeel en zijn directe omgeving.

Details: voeg 10 tot 25 actuele detailfoto’s in kleur toe als bijlage bij uw aanvraag (indien niet opgenomen in het inspectierapport). De foto’s moeten een duidelijke indruk geven van de aard en omvang van het gebrek of de gebreken. Zorg ervoor dat uit de foto's of uit de toelichting blijkt welke onderdelen van het monument het betreft.

Als er alleen sprake is van 'normaal onderhoud' aan een archeologisch rijksmonument, dan zijn foto's niet nodig.

Bij een aanvraag met totale kosten van meer dan € 25.000 zijn - naast een inspectierapport en foto’s - de volgende bijlagen verplicht:

• Een werkomschrijving. Dit is een overzicht van de aard en omvang van de voorgenomen werkzaamheden en een omschrijving van de beoogde resultaten. Met in ieder geval een beschrijving van constructies, materialen, afwerkingen en kleuren en de manier van uitvoering.
• Een beschrijving van de aard en omvang van ingrijpende werkzaamheden in de vorm van een bestek of bestekparagrafen.

Meer informatie: Subsidies - werkomschrijving of bestek.

Een zelfstandig onderdeel is de kleinste eenheid van een rijksmonument waarvoor u instandhoudingssubsidie kunt aanvragen. Wat als een zelfstandig onderdeel wordt gezien, verschilt voor gebouwde en voor groene en archeologische monumenten.  Bij gebouwde rijksmonumenten gaat het om een deel van een rijksmonument dat is aan te merken als een zelfstandige bouwkundige eenheid, of om een toren van een kerkgebouw. Bij groene en archeologische rijksmonumenten gaat het om alle delen gezamenlijk van het rijksmonument die aan één eigenaar behoren, en niet het gehele rijksmonument omvatten.

Bij een aanvraag voor een zelfstandig onderdeel zijn - naast een inspectierapport en foto’s - de volgende bijlagen verplicht:

• Een tekening van de indeling en omvang van het zelfstandig onderdeel en de afbakening ten opzichte van de aangrenzende zelfstandige onderdelen.
• Bij een zelfstandig onderdeel van een beschermd archeologisch monument of groen monument: een overzichtskaart waarop de betrokken kadastrale percelen zijn aangegeven.

Meer informatie: Subsidies - zelfstandig onderdeel.

De instandhoudingssubsidie voor een gebouwd rijksmonument is afhankelijk van de herbouwwaarde. Dit zijn de kosten die nodig zouden zijn om het rijksmonument of zelfstandig onderdeel in zijn geheel opnieuw te bouwen met dezelfde constructie, materiaalsoorten en detaillering.  

Voor een aanvraag voor een gebouwd rijksmonument (met uitzondering van molens) is - naast een inspectierapport en foto’s - ook als bijlage verplicht:

• een verzekeringspolis, waaruit de herbouw­waarde blijkt, of:
• een taxatie van de herbouwwaarde door een taxateur die is ingescheven bij het Nederlands Register Vastgoed Taxateurs (NRVT) of het Verenigd Register van Taxateurs (VRT).

Voor zowel de herbouwwaarde uit een verzekeringspolis als die uit een taxatierapport geldt dat deze maximaal 3% per jaar mag worden geïndexeerd tot aan het jaar van aanvragen, met een maximum van 15 jaar.

Meer informatie: Subsidies - herbouwwaarde.

Als het instandhoudingsplan ingrijpende werkzaamheden omvat, zijn in aanvulling op het inspectierapport voldoende gegevens en bijlagen nodig waaruit de technische of fysieke staat van het rijksmonument of zelfstandig onderdeel blijkt en waarmee de noodzaak van de ingrepen wordt onderbouwd. Hierbij kunt u denken aan:

• een dakplattegrond (opname- en plantekening)
  Een dakplattegrond is bijvoorbeeld nodig bij, ingrijpend herstel van het dak, de dakbedekking of de goten. 
  Het gaat hier om een bouwkundige tekening (schaal 1:100 en met schaalstok) van het bovenaanzicht van het rijksmonument of zelfstandig onderdeel, waarop is aangegeven: de vorm en omvang van het dak/de daken, soort(en) dakbedekking(en), vorm en materiaal van de goten, plaats en omvang van dakdoorbrekingen (schoorsteen, dakkapel, enz.), plaats van de bliksemafleiding, plaats van de ARBO-voorzieningen en de soort (haken, ogen, rail, enz.), plaatsen (overeenkomstig genummerd) waarvandaan de bijgevoegde overzichts- en detailfoto’s zijn gemaakt.
• gevelaanzichten
  Het gaat hier om een bouwkundige tekening (schaal 1:100 en met schaalstok) van alle buitengevels van het rijksmonument of zelfstandig onderdeel, waarop de vorm en- omvang van het rijksmonument of zelfstandig onderdeel is aangegeven.
• doorsnede(n)
• constructierapport
  Dit rapport is  bijvoorbeeld nodig bij, ingrijpend herstel van de fundering of draagconstructie.
  Het gaat hier om een rapport van een deskundige met de opname van de aard en omvang van constructieve problemen (bijvoorbeeld fundering, scheurvorming, instabiliteit) en het advies voor de oplossing daarvan. Bij een dergelijk advies horen constructieberekeningen en -tekeningen waaronder, indien van toepassing, een stut- en stempelplan.
• materiaalaantastingsrapport/materiaaltechnisch rapport
  Dit rapport is bijvoorbeeld nodig bij ingrijpend herstel van door bonte knaagkevers aangetaste kapspanten.
  Het gaat hier om een rapport van een deskundige met de opname van de aard en omvang van de aantasting van materialen (bijvoorbeeld door schimmels, insecten, planten, e.d.) en het advies voor de oplossing daarvan.

Bij een aanvraag voor een groen rijksmonument zijn - naast een inspectierapport en foto’s - ook de volgende bijlagen verplicht:

• Eén overzichtskaart van het groene monument, voorzien van een schaalstok en noordpijl, met de locatie van de werkzaamheden. Hiermee kunnen de noodzaak en omvang van de werkzaamheden in het instandhoudingsplan worden beoordeeld. Tekening(en) op leesbare schaal met daarop aangegeven: de vorm, omvang en indeling van het terrein; de locatie van eventuele kernwaarden; beplanting, paden, lanen, wegen, enz.; waterpartijen, sloten, grachten, enz.; nummerverwijzingen naar de foto’s. De in de begroting opgevoerde hoeveelheden (in kolom C) moeten traceerbaar zijn op de kaart, eventueel in combinatie met de werkomschrijving/het bestek.

• Een steekhoudende analyse van alle in het begrotingsmodel opgenomen kernwaarden. Hierbij maakt u gebruik van bijvoorbeeld een tuinhistorisch rapport, archiefstukken zoals; historisch beeldmateriaal, historische beplantingschema's of een analyse vanvakliteratuur. Een verwijzing naar de registeromschrijving van het groene monument is niet voldoende. Kernwaarde-posten in de begroting moeten in detail herleidbaar zijn naar de kernwaarde-analyse (bijvoorbeeld door in de analyse onderscheid te maken tussen de verschillende hagen). Zie de tabellen in paragraaf 92 van de Leidraad subsidiabele instandhoudingskosten voor de wijze waarop; de kernwaarde per element wordt aangetoond.

Let op: in de Leidraad komen werkzaamheden aan aardwerken twee keer voor: in paragraaf 17 onder 'civiele werken' en in paragraaf 92, die specifiek bedoeld is voor groene monumenten. Kosten voor aardwerken mogen alleen in een groenaanvraag worden opgevoerd als er sprake is van eenbeschermde groenaanleg. Voor aardwerken zonder beschermde groenaanlegkan een aanvraag worden gedaan voor gebouwde rijksmonumenten.

Tip: raadpleeg de Uitvoeringsrichtlijn Hovenierswerk en stem uw werkzaamheden hier op af.

• Vanaf 2025 wordt bij archeologische rijksmonumenten onderscheid gemaakt tussen 'normaal onderhoud' en 'incidenteel onderhoud of conservering'. Voor normaal onderhoud zijn voor de meest voorkomende complextypen normbedragen opgenomen in het begrotingsmodel. Voor complextypen waar geen normbedragen voor zijn opgesteld, kunnen de werkelijke kosten van het normale onderhoud worden opgevoerd. Hetzelfde geldt voor de kosten van incidenteel onderhoud of conservering.
• Verplicht bij een aanvraag voor een zelfstandig onderdeel: een overzichtskaart waarop alle kadastrale percelen in eigendom van de aanvrager zijn aangegeven voor zover liggend binnen de begrenzing van het archeologisch rijksmonument. Op een kaart geeft u door aanduiding van de kadastrale percelen (zo mogelijk met perceelnummers) aan welk deel van het archeologisch rijksmonument van u is. Voor de kaart kunt u bijvoorbeeld gebruik maken van een kopie van een kadastrale kaart of een kopie van de kaartbijlage bij het aanwijzingsbesluit van het archeologisch rijksmonument. De kopieën dienen op schaal te zijn.
• Als het instandhoudingsplan incidenteel onderhoud of werkzaamheden ten behoeve van conservering ter plaatse (in situ) omvat (niet bij normaal onderhoud), zijn in aanvulling op het inspectierapport voldoende gegevens en bijlagen nodig waaruit de technische of fysieke staat van het rijksmonument of zelfstandig onderdeel nauwkeurig blijkt en waarmee de noodzaak van de ingrepen nader wordt onderbouwd. Hierbij kunt u denken aan:
  • tekening bestaande en nieuwe situatie (opname- en plantekening)
  • tekeningen constructiedetails (bestaand en nieuw)
  • tekeningen details (bestaand en nieuw), zoals doorsneden of profielen
  • archeologisch rapport
  • grondmechanisch rapport
  • hydrologisch rapport
  • bodem-geochemisch rapport

Hieronder leest u de toelichting op deze bijlagen.

Tekening bestaande situatie (opnametekening)

Overzichtstekening (leesbare schaal en met schaalstok) van het archeologische rijksmonument of zelfstandig onderdeel, waarop zijn aangegeven:

• de archeologische complextypen;
• verwijzingen naar eventuele bijgevoegde detailfoto’s (overeenkomstig genummerd);
• de locatie van profieltekeningen.

Deze tekening geeft de toestand weer ten tijde van het opstellen van het instandhoudingsplan.

Op deze tekening wordt aangegeven:

• de plaats van de gebreken; 
• de omvang en ernst van de gebreken.

Tekening nieuwe situatie (plantekening)

Overzichtstekening (leesbare schaal en met schaalstok) van het rijksmonument of het zelfstandig onderdeel, waarop zijn  aangegeven:

• de archeologische complextypen;
• verwijzingen naar eventuele bijgevoegde detailfoto’s (overeenkomstig genummerd);
• de locatie van profieltekeningen.

Deze tekening geeft de toestand weer zoals die gewenst is na uitvoering van het instandhoudingsplan. Op deze tekening worden aangegeven:

• alle geplande wijzigingen ten opzichte van de bestaande toestand;
• de fasering van de geplande instandhoudingswerkzaamheden.

Tekeningen constructiedetails (bestaand en nieuw)

Bouwkundige tekening (schaal 1:10,1:20, 1:5 of 1:1 en met schaalstok) van kenmerkende onderdelen (voor zover deze van bouwkundige aard zijn, zoals ruïnes of hunebedden) waarop is aangegeven: de vorm, omvang en constructieve opbouw van het onderdeel en- specifieke kenmerken van het onderdeel.

Deze tekeningen zijn nodig, indien sprake is van incidenteel onderhoud of conservering, bijvoorbeeld als er elementen nodig zijn om het waterpeil te verhogen (damwand, sluisje) of om instortende mijngangen te ondersteunen. 

Tekeningen details (bestaand en nieuw), zoals doorsneden of profielen

Tekeningen van de doorsnede van het onderdeel, waarop zijn aangegeven:

• het profiel
• horizontale en verticale schaal
• maateenheid ten opzichte van N.A.P.
• legenda
• verwijzingen naar de bijgevoegde detailfoto’s (overeenkomstig genummerd)

Deze tekeningen zijn nodig, indien bijvoorbeeld sprake is van incidenteel onderhoud of conservering van elementen die van belang zijn voor de zichtbaarheid van een grafheuvel in de oude toestand, met de geplande afdekking en ophoging.

Archeologisch rapport

Een archeologisch rapport is een rapport waarin enkele archeologische aspecten van een rijksmonument nader zijn toegelicht. Het kan bijvoorbeeld gaan om de diepteligging van de archeologische resten en lagen of de conserveringstoestand. Het archeologisch rapport dient ter ondersteuning van de voorgenomen ingrepen, waaruit moet blijken dat deze inderdaad de instandhouding van het rijksmonument ten goede komen. Dit rapport is nodig, indien bijvoorbeeld beter zicht moet worden verkregen op de te consolideren objecten. Te denken valt aan de exacte locatie en het juiste profiel bij consolidatie van een grafheuvel.

Grondmechanisch rapport

Rapport van een deskundige met de opname van de aard en omvang van eventuele grondmechanische problemen en het advies voor de oplossing ervan.

Er zijn geen specifieke bijlagen nodig voor het doen voor een aanvraag van een verduurzamingsonderzoek.