Incidentenregistratie: wat is daarvoor nodig?
Het registreren van incidenten is onderdeel van professioneel risicobeheer van een erfgoedinstelling. Vastleggen van wat (bijna) mis ging, geeft grip op wat er gebeurt in de organisatie.
Als zich binnen een organisatie een incident of een calamiteit voordoet, is het nuttig om dat vast te leggen. Consistente registratie laat risico's en trends zien en geeft inzicht in de eigen veiligheidssituatie. Erfgoedbeheerders kunnen deze bevindingen gebruiken bij de uitvoering van een risicoanalyse. Het registreren van een incident kan ook aanleiding zijn om een preventieve maatregel te treffen of bestaande maatregelen onder de loep te nemen. Door consequent te registreren, de informatie te delen en te bespreken met medewerkers kan erfgoed beter worden beschermd.
Welk systeem voor registratie?
In welke vorm de registratie wordt uitgevoerd is aan de organisatie. Dat kan een uitgebreide database zijn met ruimte voor veel gegevens, die te filteren is op bijvoorbeeld soort incident, oorzaak of schade en uitgebreide rapportages kan maken. Registratie kan ook met een app, waarmee medewerkers eenvoudig melding kunnen maken. Maar wellicht is een lijst met gegevens in een spreadsheetprogramma ook voldoende. Overweeg of een bestaand systeem binnen de organisatie kan worden gebruikt. Houd er rekening mee dat het ontwikkelen van een systeem of app vraagt om een investering die op de begroting wordt meegenomen. Vergeet daarbij niet hosting- en beheerskosten mee te nemen.
Welke incidentgegevens registreren?
Het is belangrijk dat registreren op een consistente manier gebeurt. Elk incident vraagt daarom om zoveel mogelijk vergelijkbare gegevens. Denk aan datum, tijdstip, locatie, soort incident en de oorzaak. Maar ook of er schade is ontstaan aan een object en zo ja, wat de schade precies is. Verder kan het verstandig zijn om te noteren welke bestaande maatregelen niet goed hebben gefunctioneerd. Daarop kan geanticipeerd worden met het treffen van andere preventiemaatregelen en/of door de bestaande maatregel(en) te upgraden.
Bekijk ook het uitgebreide voorbeeldformulier incidentenregistratie met daarin velden die voor een doeltreffende incidentenregistratie van belang zijn.
Incidentenregistratie implementeren
Zorg dat incidentenregistratie een erkende taak wordt binnen de organisatie. Beleg deze taak bij een medewerker die tijd hieraan kan en mag besteden. Geef aandacht aan het op een goede manier implementeren van incidentenregistratie. Lees op de webpagina Incidentenregistratie implementeren meer over hoe dat te doen.